Правильная организация перемещения офиса в Тамбове – сложный и напряженный процесс. Для того, чтобы все прошло гладко, нужно многое сделать или принять во внимание. Необходимо обеспечить тщательную упаковку всех вещей и, в частности, деловой документации и все в сохранности доставить на новое место, иначе может быть потеряно что-то важное. Уже это вызывает значительный стресс у руководителей офиса, так как в случае, если что-то пойдет не так, человек, который несет ответственность за весь процесс, будет во всем виноват. Вы боитесь быть таким человеком? Мы знаем, как снять этот стресс.

Если ваш офис переезжает, есть много вещей, которые нужно подготовить и уложить для переезда – поставки, дорогостоящее оборудование, важные документы, столы и мебель. Начните процесс заблаговременно и привлеките сотрудников (и офисных работников) к упаковке вещей – лучший способ обеспечить, чтобы все прибыло в ваш новый офис организованно и без ущерба.

Сортируйте свои документы и вещи на три категории: «взять», «выбросить» и «переработать». Устаревшие и ненужные документы могут быть уничтожены, если они не содержат какую-либо конфиденциальную информацию, их следует измельчать.

Сортируйте оставшиеся документы и вещи, организуйте их, используя любую систему, которая поможет их правильно расставить на новом месте. Упакуйте документы в ящики, пометьте каждую коробку кратким описанием ее содержимого (например, счета-фактура) и наименованием отдела, который их будет распаковывать в новом офисе. Если содержимое коробки является конфиденциальным, это также должно указываться на маркировке.

Каждый сотрудник должен нести ответственность за подготовку собственных столов и шкафов к переезду. Нужно составить график упаковки и перемещения офиса, чтобы сотрудники знали о своих ожидаемых ролях в перемещении офиса.

Нужно проследить, чтобы все вещи из столов и шкафов были выгружены и упакованы отдельно. Нельзя допускать перевозки шкафов и столов с вещами и документами, которые в суматохе могут потеряться.

Сотрудникам следует посоветовать взять личные вещи домой до окончания переезда.

Самые ценные вещи в офисе – компьютеры, принтеры, копировальные аппараты и прочие офисные аппараты. Необходимо заручиться поддержкой хорошей транспортной компании, чтобы ее грузчики правильно упаковали и транспортировали эти сложные технологические системы на новое место.

Не забудьте упаковать все провода и кабели, чтобы предотвратить хаотичное спутывание во время движения. Можете упаковывать провода в свои собственные коробки (например, кабели Ethernet в одной коробке, кабели USB в другой) или в пакеты с соответствующим оборудованием.

Обязательно создайте резервную копию всех важных данных на жестком диске или облачном сервисе до начала переезда.

Упаковка компьютеров, принтеров и другого офисного оборудования в картонные коробки оптимальна. Но если их нет, можно использовать пузырчатую пленку.

Надо позаботиться и об офисных растениях и подготовить их к перемещению. Особенно это касается крупногабаритных растений (пальм, фикусов и т.п.), которые следует перемещать со всеми предосторожностями.

Автомобиль «Газель» с закрытым кузовом одинаково хорошо подходит для перевозки офисной мебели, оборудования и даже растений.

«Переезд-68» – компания, которая занимается перемещением вашего офиса в Тамбове. Наши ребята помогут вам аккуратно и надежно собрать все вещи, чтобы ни один документ или предмет мебели не был потерян.

Как выбрать транспортную компанию для переезда офиса?

Правильный выбор транспортной компании для переезда офиса значительно упростит процесс, поможет быстрее устроиться на новом месте и уменьшить стресс, который неизбежен при передислокации офиса.

Даже если вы переезжаете всего за несколько кварталов, это может быть очень утомительным и занять несколько недель.

Хорошая компания, занимающаяся переездом офисов, сделает это без проблем. Для того, чтобы выбрать транспортную компанию для переезда обратите внимание на следующие вопросы.

  1. Цены

Да, деньги имеют наибольшее значение. Обязательно ознакомьтесь с полным прайсом на те услуги, которые вам могут понадобиться. Транспортная компания может взимать плату на почасовой основе и отдельно может иметь тариф на упаковку вещей. Перемещение офиса требует большой работы. Нужно убедиться, что транспортная компания сможет все поднять, перенести и погрузить вовремя. Поинтересуйтесь, какова стоимость разборки и повторной сборки офисной мебели, если это необходимо. Поинтересуйтесь ценами у разных поставщиков услуг, прежде чем принимать решение.

Не используйте автоматически самую низкую цену. Многие компании заманивают ничего не подозревающих клиентов с самой низкой ставкой, но их услуге могут быть не на высоте.

  1. Исследование поставщика транспортных услуг

Доверие и уверенность – главные проблемы любого работодателя при перемещении их офиса. Никто не хочет потерять свое оборудование. Потеря оборудования означает потерю данных, которые могут стать самой большой потерей для любой компании. Перед тем как выбрать транспортную компанию, почитайте отзывы клиентов, любые отзывы компаний, с которыми они ранее работали. Если вы узнаете о том, что компания ломает вещи или теряет их – лучше ищите другие варианты.

  1. Опыт

Опыт работы в любой области имеет большое значение. Если выбранная транспортная компания находится в бизнесе около 10 лет, это означает, что они отличные поставщики услуг, людям эта компания нравится, и они добиваются успеха в том, что они делают. Опыт в переезде офиса – очень большое дело. Упаковка, сборка, демонтаж и транспортировка потребуют разных знаний, навыков и инструментов при перемещении офиса. Это не так просто, как переезд в другую квартиру.

  1. Соблюдение сроков переезда

Перемещение офиса требует большой эффективности, коммуникации и планирования. Удостоверьтесь, что выбрали транспортную компанию, которая очень серьезно относится к срокам.

  1. Как найти транспортную компанию в Интернете

Одним из способов найти авторитетную транспортную фирму является использование слов «переезд офиса в Тамбове» в качестве фразы поиска по ключевым словам в поисковых системах Яндекс или Google. При таком подходе вы, вероятно, найдете уважаемые компании, но вряд ли они будут самые дешевые.

Переход в новый офис занимает много времени и может быть очень напряженным. Подготавливая свой офис заранее и нанимая транспортную компанию «Переезд-68», чтобы переместить свой офис на другое место, вы можете избежать обычного стресса и сделать все быстр и без проблем.